Wieder Zeit für die wichtigen Dinge – Dieses Zeitmanagement-Prinzip schenkt dir jeden Tag Zeit

Ihr kennt es sicher: Ihr seid den ganzen Tag beschäftigt, habt keine Zeit und habt trotzdem das Gefühl, ihr kommt nicht voran.

Ihr seid nur am „Brände löschen“ und findet keine Zeit für die Dinge, die euch wirklich wichtig sind und euch langfristig weiterbringen. Ob es die Familie ist, die körperliche (und geistige) Fitness oder die Fortbildung, die ihr schon seit Jahren machen wolltet.. es ist einfach keine Zeit. 

Oder etwas doch?

Mit diesem Artikel gebe ich euch ein mächtiges Tool an die Hand, das euch Zeit schenken wird. Jeden Tag auf’s Neue. Für die Familie. Für Freunde. Für’s Fitness Studio. Ihr entscheidet!

In diesem Zuge will ich euch das Eisenhower-Prinzip vorstellen. Es beruht auf der Einteilung eurer Aufgaben in ein Koordinatensystem. (keine Angst, ich mag Mathe auch nicht, es wird nicht kompliziert)

Man teilt die Aufgaben nach Wichtigkeit (dem Stellenwert für deine langfristigen Ziele) und Dringlichkeit (wie eilig etwas ist) ein. Dementsprechend ergeben sich 4 Quadranten. Diese Quadranten und wie man mit ihnen umgeht, möchte ich im Folgenden etwas näher erläutern.

Fangen wir mit Quadrant III an, weder wichtig noch dringend. Diese streichen wir komplett aus unserer produktiven Zeit.

Nehmen wir an, du bist gerade auf dem Weg ins Fitness Studio. Du begegnest auf dem Weg einem Kumpel, der dich fragt, ob du spontan Bock hast, einen Kaffee trinken zu gehen.

Ist das dringend?

Nein, das könnt ihr auch noch morgen oder danach machen.

Ist es wichtig?

Sicher, mit Freunden Zeit verbringen ist ein wichtiger Bestandteil des Lebens, aber in diesem Moment ist das Fitness Studio nun mal wichtiger. Du hast es dir vorgenommen und es ist wichtig für dein Ziel, ein gesundes Leben zu führen und deinen Körper in Form zu bekommen.

Ein trivialeres Beispiel: Du sitzt an deinem Schreibtisch und solltest eigentlich gerade Lernen oder Arbeiten. Aber was machst du stattdessen? Du sitzt vor deinem Handy und scrollst durch Facebook.

Zum zwölften Mal.

In dieser Stunde.

Vielleicht liest du diesen Beitrag jetzt sogar im Facebook-Browser während du eigentlich etwas Anderes tun solltest. In diesem Fall – und zwar nur in diesem Fall – schließe den Artikel jetzt, mach dein Handy auf Flugmodus und fang an zu arbeiten! (und komm später wieder, versteht sich)

In jedem Fall sind das alles Aktivitäten, die in dem Moment unwichtig sind. Oder zumindest nicht so wichtig wie die Aktivität an der du gerade Arbeiten solltest. Deshalb werden diese Aktivitäten in der Zeit in der wir produktiv Arbeiten wollen komplett gestrichen.

Wenn du diese Aktivitäten aus deiner Arbeitszeit streichst, wirst du merken wie viel Zeit dir geschenkt wird – für wirkliche Quality Time. Anstelle des schnellen Kaffees mit dem Kumpel, was du ohnehin nicht richtig genießen kannst, weil dir die ganze Zeit durch den Kopf geht was du noch alles machen musst, kannst du nun am Abend eine hammer Grillparty mit deinen Freunden schmeißen. Im Kopf völlig frei, weil du schon alles erledigt hast, was du machen musstest.

Wenn hier nun doch noch der Gedanke kommen sollte, dass du doch etwas Arbeiten könntest, kannst du ihn getrost ignorieren, denn gerade ist „mit Freunden Quality Time verbringen“ deine höchste Priorität.

Nächster Quadrant, die Nummer IV: Hier handelt es sich um Dinge, die dringend, aber nicht wichtig sind. Ein tückischer Quadrant.

Hierzu zählen Routineaufgaben, Telefonate, Papierkram – in einem Unternehmen auch die klassischen Praktikanten-Tätigkeiten.

Häufig sind es diese Tasks, die einen Großteil unserer täglichen To-Do-Liste in Anspruch nehmen.

Es gibt grundsätzlich drei effektive Optionen, mit diesen Aufgaben umzugehen: Delegieren, automatisieren oder in einem Schwung abarbeiten.

Delegieren ist im Privatleben natürlich nicht immer möglich – allerdings häufiger als du vielleicht denkst.

Delegieren mit Kosten:

Auch wenn du vielleicht keinen gelangweilten Praktikanten bei dir zu Hause rumstehen hast, kannst du – häufig schon für sehr wenig Geld – diverse Routineaufgaben an sogenannte virtuelle Assistenten abgeben, stundenweise.

Wenn dich das Thema interessiert, google einfach mal. Mittlerweile gibt es auch viele deutsche Alternativen.

Klassiker sind hier natürlich der Steuerberater oder die Putzfrau.

Da die Putzfrau sich darauf spezialisiert hat, zu reinigen, kann sie das wahrscheinlich um ein Vielfaches besser und schneller als du. Angenommen besagte Putzfrau hat den gleichen Stundenlohn wie du. Wenn sie für das vollständige Putzen deiner Wohnung eine Stunde braucht und du selbst vier Stunden, würde es sich – sofern du die Ressourcen dafür hast – lohnen, sie einzustellen, da sie dir effektiv drei Stunden schenkt. Das Ganze nennt sich Opportunitätskostenprinzip.

Delegieren ohne Kosten:

Aber natürlich kann man auch ohne Geld zu zahlen delegieren. Ist die Aufgabe, die für dich unwichtig ist vielleicht für jemand anderen wichtig?

Beispiel: Du musst bis morgen ein Video schneiden, obwohl du eigentlich lernen müsstest (realistisches Beispiel aus meinem Alltag). Kennst du vielleicht einen Freund, der gerade lernt, Videos zu schneiden und für den das eine gute Übung sein könnte?

Gelegentlich kann man hier auch Gefallen von Freunden einfordern oder bestimmte Aufgaben gar nicht erst annehmen.

Automatisieren:

Heutzutage gibt es viele Automatisierungstools. Beispielsweise kannst du dir Gebrauchsartikel, die du regelmäßig benutzt z.B. bei Amazon als Abonnement zusenden lassen. Das spart unglaublich viel Zeit. Wenn du lieber den Einzelhandel unterstützen willst, kaufe in Großen Mengen, um nicht jede Woche neue Shampoos, Zahnpasta & Co. kaufen zu müssen. Aber auch für den PC oder das Smartphone gibt es mittlerweile zahlreiche Automatisierungstools, die dir das Alltagsleben erleichtern und viel Zeit frei schaufeln.

In einem Schwung abarbeiten: 

Wenn du jetzt allerdings nicht delegieren kannst (oder willst) und es auch nicht automatisierbar ist, hilft alles nichts. Wir müssen selbst ran.

Nach demselben Prinzip nach dem wir wie oben beschrieben Shampoo in großen Mengen kaufen, sollten wir Quadrant IV-Aufgaben „in Massenproduktion“ abarbeiten. Am besten schon während sie noch gar nicht so dringend sind. Sammle über die Woche verteilt all die kleinen Routineaufgaben, die anfallen und notiere sie dir in einem Notizbuch oder einer App. Dann arbeite sie alle in einem fokussierten Zeitfenster von 1-4 Stunden ab. Und fertig. Ab da wird eine neue Liste geführt.

Das waren die Quadranten III und IV. Wir sollten beide so gut es geht streichen. Jetzt wenden wir uns den wichtigen Quadranten zu. I und II. Zunächst Quadrant I. Die Krisen. Die Brände. Die Deadlines. In Quadrant I heißt es: Action! Keine Zeit für Faulenzen. Wer wartet, verliert. Der Zeitdruck ist da und noch dazu ist der Task super wichtig.

Nehmen wir an, während der oben genannten Grillparty ist ein Gast unachtsam und dein Haus beginnt zu brennen. In diesem Moment wirst du nicht noch erst das Gespräch mit deinem guten Kumpel zu Ende führen, weil du ihn schon lang nicht mehr gesehen hast und „mit Freunden Zeit verbringen“ gerade Priorität #1 hat. Nein. Du rufst die Feuerwehr und beginnst eventuell selbst zu retten, was noch zu retten ist (natürlich ohne dich in Gefahr zu begeben – be safe).

Aber natürlich geht es bei Quadrant I-Aufgaben nicht immer um völlige Eskalation wie gerade beschrieben. Das kann auch etwas sein wie eine Prüfung, die morgen ansteht und für die du unbedingt noch lernen musst oder eine Präsentation vor deinem Boss, die du vorzubereiten hast.

Klar, diese Aufgaben kann man nicht einfach abschieben.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten mit diesen Dingen umzugehen.

Die erste ist, sie so schnell wie möglich zu machen. „Eine Aufgabe nie zweimal anfassen“ ist ein beliebter Spruch unter Managern. Heißt so viel wie: Wenn dir eine Quadrant I Aufgabe auf den Tisch kommt und du gerade Kapazitäten hast, schreib es auf keine To-Do-Liste, sondern arbeite es sofort ab. Auch das gibt dir Zeit für die wirklich wichtigen Quadrant II-Aufgaben zu denen wir gleichkommen werden.

Die andere Option ist präventiv zu Arbeiten. Quadrant I-Aufgaben sollte man insofern minimieren, als dass man sie bereits erkennt und eliminiert während sie noch Quadrant III- oder II-Aufgaben sind.

Wenn das Haus nicht brennt, ist es weder wichtig noch dringend. Eine kurze Anweisung an deine Freunde, dass Rauchen in der Nähe der Spiritusflaschen verboten ist, ist ein effektiver Weg, diese besonders heikle Quadrant I-Aufgabe gar nicht erst entstehen zu lassen. Bis jetzt noch Common Sense.

Die wirkliche Crux liegt aber in den Quadrant II-Aufgaben. Um diesen Quadranten dreht sich das ganze System, es ist der wichtigste Quadrant. Und gleichzeitig entstehen hier die meisten Probleme.

Tendenziell sind die meisten Menschen nur dann produktiv, wenn ein externer Zeitdruck auf sie einwirkt. Sehen wir der Wahrheit ins Gesicht: Ohne Deadlines sind wir faul. Und das ist das Problem an den wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben. Es gibt keine klare Deadline.

In diese Kategorie fallen Aufgaben, die langfristig einen immensen Einfluss auf unser Leben haben, kurzfristig aber keine negativen Konsequenzen mit sich bringen, wenn wir sie nicht erfüllen.

Beispiele gibt es massig, das hängt immer von deinen Zielen im Leben ab.

Wenn eins deiner Lebensziele Gesundheit ist, dann wäre ‚ins Fitness Studio gehen‘ ein Beispiel.

Willst du ein guter Schüler oder Student sein, wäre es, rechtzeitig mit dem Lernen anzufangen, auch wenn noch kein Zeitdruck besteht und alle anderen noch faulenzen.

Willst du in deinem Beruf höher hinaus, ist es vielleicht eine Fortbildung, die dich voranbringt.

Ein weiteres hohes Ziel kann Zeit mit der Familie oder den Freunden sein, die in letzter Zeit aufgrund von Überstunden zu kurz gekommen ist.

All diese Aktivitäten haben eins gemeinsam. Wenn wir sie heute nicht machen, hat das kurzfristig keinen negativen Einfluss auf unser Leben, oft sogar eher einen vermeintlich positiven. Statt ins Fitness Studio zu gehen und uns eine Stunde lang abzurackern, können wir einen entspannten Kaffee mit unserem Kumpel trinken.

Statt uns etwas gesundes zu kochen, können wir einfach schnell eine Tiefkühlpizza warm machen.

Kurzfristig alles cool, langfristig aber fatal.

Dass Quadrant II-Aufgaben einen enormen Impact haben, dürfte jetzt klar sein. Wenn wir die Tipps und Tricks für die Quadranten I, III und IV effizient umsetzen, haben wir jetzt genug Zeit für solch wichtige (aber nicht dringende) Aktivitäten. Also stellt sich nun die Frage, wie wir diese in unser Leben integrieren.

Effektives Zeitmanagement heißt generell, sich selbst Deadlines zu setzen und einzuhalten als wären es fremde Deadlines. Ihr selbst seid euer eigener Boss.

Das ist natürlich nicht immer leicht, aber ich werde euch verraten, wie ich das mache.

Ich plane die Woche bereits im Voraus.

Nehmt euch einen Tag an dem ihr eine halbe Stunde bis Stunde eures Lebens am ehesten opfern könnt, der Sonntag bietet sich hier an.

Zunächst schreibt ihr euch auf einen Zettel, was eure großen Ziele im Leben sind, sowohl mittel- als auch langfristig. Anschließend überlegt euch, was ein solcher Mensch, der das alles hat, regelmäßig getan haben muss, um dorthin zu kommen (Stichwort: Reverse Engineering). Dann schreibt ihr auf, was ihr dafür in der kommenden Woche machen könnt. Und zu guter Letzt macht ihr einen festen Termin dafür.

Für einen Schüler könnte das beispielsweise so aussehen:

  1. Ziele im Leben:
    • Gesund und sportlich sein
    • Ein Ingenieur werden und ein eigenes Produkt entwickeln
    • Einen tollen Freundeskreis haben
    • Eine glückliche Beziehung führen
    • die ganze Welt bereisen
  2. Daraus resultierende Gewohnheiten und Zwischenziele:
    • Gesund und sportlich
      • Regelmäßig und mehrmals die Woche Sport machen
      • eigenes, gesundes Essen kochen
    • Ingenieur werden
      • Das Abi mit einem guten Schnitt schaffen
    • Toller Freundeskreis
      • viele Leute kennenlernen und ansprechen
    • Glückliche Beziehung
      • Sich trauen, Frauen anzusprechen
    • Die Welt bereisen
      • Viel Geld verdienen (deckt sich mit dem beruflichen Ziel)
      • Für Reisen sparen
  3. Tasks für die kommende Woche:
    • Gesund und sportlich
      • In dieser Woche 3 mal ins Fitness Studio gehen und 1 mal ins Yoga (Montag, Mittwoch, Freitag, Sonntag)
      • Am Montag gesund einkaufen und Montag – Freitag nur selbstgekochtes Essen
    • Ingenieur werden
      • Montag – Freitag je 1,5 Stunden lernen
    • Toller Freundeskreis
      • Jeden Tag einen neuen Menschen ansprechen
    • Glückliche Beziehung
    • Die Welt bereisen
      • 20% des Taschengelds in eine Sparbüchse packen und für eine große Reise nach dem Abi sparen
      • Sich nach einem Nebenjob erkundigen

Dann schätzt ihr einen ungefähren Zeitrahmen für diese Aufgaben (und rechnet ca. 30% drauf, weil wir Menschen immer zu optimistisch planen) und tragt es in euren Kalender ein. (ich hoffe doch, ihr habt einen!)

Die ersten beiden Schritte musst du ja Gott sei Dank nicht immer machen, sondern nur ein paar Mal im Leben, eben immer dann, wenn du merkst, dass sich deine höheren Ziele ändern. Und bei Schritt 3 ist der Schlüssel, so viele Aktivitäten wie möglich zu habitualisieren – also jede Woche zur selben Zeit – sodass du gar nicht mehr drüber nachdenken musst. (Siehe mein Video über Gewohnheiten)

Wenn du dir mal die Mühe machst, die ersten 2 Schritte auszuarbeiten und ein paar erfolgsbringende Gewohnheiten in dein Leben zu integrieren, wirst du merken, dass die Planung für jede Woche relativ schnell geht.

Also worauf wartest du noch? Hör auf zu lesen und fang sofort JETZT damit an, dir deine Ziele aufzuschreiben! (nicht nur denken, sondern aufschreiben. Auch wenn du denkst, du kannst es dir merken, du kannst es nicht)

Und…Los!

Immer noch da?

Wenn es evtl. schon an dem ersten Schritt scheitert und du nicht genau weißt, wie du deine großen Lebensziele herausfindest, mach dir keinen Stress. Die wenigsten wissen das noch vor ihrem Schulabschluss. Schreib mir doch mal eine Mail und beschreib ein bisschen deine Situation. Wir von 4yourSELF haben viel Erfahrung damit, Menschen zu unterstützen, ihre „Passion“ zu finden. Deshalb würde ich auch sehr gerne dir dabei helfen – völlig kostenlos.

Und falls du dich dann trotzdem dazu entscheiden solltest, ein Coaching zu buchen, ist auch dieses absolut bezahlbar.

Meine Mail: felix@4yourself.de

So oder so hoffe ich, ich konnte dir mit diesem Beitrag zeigen, wie du wieder Zeit für die wirklich wichtigen Dinge findest. Für die Dinge, für die sich das Leben lohnt.

Genieß den hoffentlich wunderschönen Tag (während ich das schreibe hat es hier gerade 31 Grad) und hau rein,

Felix

P.S.: Teile dieses Prinzips habe ich aus dem Buch „7 Habits of Highly Effective People“ von Stephen Covey, ein Buch, das ich jedem nur wärmstens empfehlen kann.

Kommentar verfassen